Hvordan sende invitasjon til foreldresamtaler og møter

Nå kan skolen sende invitasjon til møter gjennom systemet.

Invitasjonen kan sendes til foreldrene som enkelt kan booke møtetidspunktet som passer best.

Du finner siden for møteinvitasjon  her:

Systemet kan benyttes til å kalle inn til mange typer ulike møter:

1. Enkeltmøte: "Vanlig" møte hvor alle inviterte kan melde seg på til å delta på samme møte. f.eks. et ansatt møte eller foreldremøte hvor alle foresatte kommer kl 1900.

2. Foreldresamtale: Flere møtetidspunkter, bare en påmelding per møtetidspunkt. Dette er mest brukt møteform for foreldresamtaler hvor hvor foresatte velger hvilke tidpunkt fra listen over åpne tidspunkter.. Systemet sperrer at flere melder seg på samme tidsspunkt

3. Fellesmøte med begrenset kapasitet i lokalet slik at inviterte må deles i flere grupper. Man kan da invitere til flere møtetidspunkter og sette evt. kapasitetsbegrensning per møtetidspunkt. Dersom kapasitet settes til 20 på hver at tidspunktene, vil bare 20 inviterte kunne melde seg på hver av tidspunktene. Systemet vil hindre at flere enn 20 kan booke et møtetidspunkt.

Ved invitasjon av foresatte er det ofte ønskelig å bare få en påmelding per elev. Det er derfor laget et valg "Er møtet relatert til elev" på invitasjoner.  Når innvitasjon sendes til foresatte er det som regel ønskelig med et svar per elev. Da velges "Ja" på dette spørsmålet. Dersom det er ønskelig at begge foresatte besvarer invitasjonen, velges "Nei" på svaret.  Alternativet "Ja" kan bare velges dersom invitasjon sendes til foresatte av elever.

1. Slik inviterer du til et enkeltmøte (f.eks. felles foreldremøte)

Trykk "NY INVITASJON" og velg følgende alternativer

Denne møteformen kan også brukes til personalmøter.  Brukes møteformen til foreldremøte hvor alle foresatte møter til samme møte, vil man gjerne velge at møte er relatert til elev (svar "Ja" ovenfor)

Fyll inn tittel på invitasjonen, informasjon om møtet og svarfrist. Nederst kan det fylles inn når det skal sendes ut en påminnelse om møtet til deltakerne:

​

Velg deltakere:

Tid og sted: Oppgi møtets varighet og dere kan legge inn dato, tid, maks antall deltakere og sted for møtet. Trykk "Lagre og send invitasjonen" - ev. kan det også legges inn tidsluke dersom dere skal ha flere fellesmøter av samme slag:

​​​​

 Møteinvitasjonen vil se slik ut for foreldrene:

​

​Du vil se påmeldinger som vist nedenfor

 

Ansatt kan registrere svar på vegne av mottakere som vist nedenfor:

Se nedenfor hvordan du sender påminnelse til inviterte som ikke har besvart invitasjonen

Det er mulig å legge til flere mottakere etter at invitasjon er sendt. Dette gjøres slik:

2. Slik inviterer du til foreldresamtaler (en-til-en møte med foresatte):

Trykk "NY INVITASJON" og velg følgende alternativer for foreldresamtaler:

Siden invitasjon sendes til foresatte, ønsker du bare å motta en påmelding per elev. Velg derfor "Ja" på "Er møtet relatert til elev" som vist nedenfor.

 

Fyll inn invitasjonen og svarfrist og velg neste kolonne for deltakere:

Velg deltakere:

Fortsett til neste fane for møtetidspunkt og sted. Oppgi først møtets varighet, og du får nå mulighet til å velge tidspunkt og sted for møtet:

Trykk så på "LEGG TIL TIDSLUKE" for å legge til flere møtetidspunkter.

Du kan ev. legge ved et vedlegg i siste kolonnen. "Lagre og send invitasjonen":

Du finner sendte invitasjoner under "Aktive invitasjoner"

Bruk blyantikonet for å gjøre endringer eller sende ut en påminnelse. 

Trykk på  for å se oversikt over påmeldinger

Du kan også gjøre påmelding på vegne av en foresatte.

3 Slik inviterer du til Fellesmøte med begrenset kapasitet i lokalet

Denne invitasjonstypen benyttes når man skal invitere f.eks. 40 personer til et møte som bare har 20 plasser. Man kan da fordele deltakere på to møtetidspunkter.

Dersom kapasitet settes til 20 på hver at tidspunktene, vil bare 20 inviterte kunne melde seg på hver av tidspunktene. Systemet vil hindre at flere enn 20 kan booke et møtetidspunkt.

Fyll inn møteinvitasjonen på samme måte som over og velg deltakere. Under "Tid og sted" har du mulighet til å legge inn flere møtetidspunkt/møtedager dersom det er nødvendig. Du kan også sette maks antall deltakere pr. møte:

Foresatte mottar en melding i appen med muliget for å booke møtetidspunkt: