Forbered data for et nytt skoleår

Overfør data fra forrige skoleår

For å overføre til nytt skoleår (2019/2020), må data fra forrige skoleår (2018/2019) kopieres.

1. Åpne skolens innstillinger
2. Gå til Klasser, elever og lærere
3. Velg neste skoleår
4. Trykk på "Overfør elevlister"

Du vil nå få opp et pop-up vindu med en veileder. Trykk "Neste".

Steg 1: flytt klasser 1 klasse opp

Ved å trykke på "Overfør elevlister (4 ovenfor)" (1) vil elevdata fra forrige skoleår bli overført til nytt skoleår, hvor elevene vil bli flyttet opp ett skoleår.

1. Fjern markering på klasser du ikke ønsker å flytte til nytt skoleår, som sisteårsklasser Sjekk at foreslåtte navn på nye klasser stemmer.
2. Systemet lager forslag til nytt klassenavn ved å legge til "1" til forrige års navn. Navnet på klassen kan redigeres direkte i listen.
3. Trykk "Neste"
4. Trykk på "Utfør migrering" knappen

Systemet vil nå kopiere klassene med elever til nytt akademisk år.

Alle data fra forrige skoleår vil forbli i systemet. Det betyr at dersom du senere velger å endre aktivt akademisk år tilbake til forrige akademisk år, vil systemet bruke samme struktur som var i systemet før migreringen.

Steg 2: Sjekk klasser som er flyttet opp en klasse

1. Gå tilbake til Innstillinger
2. Velg din skole
3. Velg Klasse, elever og lærere
4. Velg neste skoleår
5. Grupper/klasser for skoleåret listes

Import av Elever, foresatte og ansatte fra xls fil

For å importere elever og foresatte til systemet, må xls filen ha en rad per elev med informasjon om foresatte og klasse. Klikk her for å laste ned mal for Excel fil.

Nye elever (eksempelvis 1. klasse elever) kan da importeres fra xls filen.

Under innstillinger / Klasser, elever og lærere, finner du import funksjonen (1).

For å se formatet på datafil kan gjeldende data ekporteres ved å trykke på "Last ned skoledata"

Du kan velge ulike data for importering. I eksempelet ovenfor er det elever som importeres.

Velg fil som skal importeres , velg adapter (Elever, ansatte, eller SATS fil) 

Trykk så "Gå videre"

På neste side velger du hvilke ark fra xls filen som skal brukes for importern.

Neste steg er å velge hvilke data som ligger i de enkelte kolonnene. Merk av i boks som korresponderer med data i gjeldende kollonne som vist nedenfor.

 

Trykk videre og du ser hvilke endringer systemet gjør:

Om data som vises er riktig, trykk Videre. Om det er feil i mappingen, trykk Tilbake og korriger.

På neste side vises endringene som systemet vil gjøre:

"New subgroups" betyr nye klasser 

"New students" betyr nye elever 

"Assign students to class" betyr å legge elevene til i klassene

"New guardian" betyr ny foresatt

"Add guardian to student" betyr å legge foresatt til eleven

"Delete students" betyr å slette elever (og foresatte) som ikke ligger i filen 

Trykk Lagre og endringene er gjennomført.

 Ansatte kan også importeres fra xls fil. Da velges "Ansatte" etter at fil er valgt. For å se formatet på Ansatt import, eksporterer du gjeldende data med "Last ned Skoledata" og ser formatet i arket "Teachers"

 Les denne artikkelen som beskriver de resterende stegene som må gjennomføres for å forberede nytt skoleår.